La evolución de los sistemas informáticos de facturación y Verifactu: Una oportunidad y un reto para las empresas españolas
La transformación digital no solo ha llegado para quedarse, sino que es un imperativo para la competitividad de las empresas en el contexto global actual. En España, los sistemas informáticos de facturación y, más específicamente, la implementación de plataformas como Verifactu, están marcando un antes y un después. Impulsados por la Ley Crea y Crece (Ley 18/2022) y la Ley Antifraude (Ley 11/2021), estas reformas buscan no solo digitalizar el tejido empresarial, sino también mejorar la transparencia y el control fiscal. Si bien este cambio es clave para la modernización del sistema económico, es necesario preguntarse: ¿están las empresas realmente preparadas para adoptar estas nuevas herramientas?
El marco normativo y su relación con la facturación electrónica
La Ley Crea y Crece, aprobada en septiembre de 2022, establece que la facturación electrónica será obligatoria para todas las transacciones B2B. Su propósito inicial es luchar contra la morosidad, facilitar los plazos de pago y garantizar un flujo de caja más eficiente para las empresas. La ley se aprobó con el fin de que su entrada en vigor fuera escalonada: empresas con facturación superior a ocho millones lo harían al año de la aprobación del Reglamento mientras que el resto de empresas y autónomos a los dos años de la aprobación de dicho Reglamento. No obstante, aún falta el desarrollo reglamentario necesario para su plena implementación. De hecho, el plazo para ello aún sigue siendo incierto.
Por otro lado, la aprobación del Reglamento de la Ley Antifraude en octubre de 2024 también juega un papel central en esta transición, con un objetivo claro: combatir la economía sumergida y fortalecer los recursos del Estado. En un contexto donde se hace cada vez más necesario optimizar la recaudación fiscal, estas medidas están alineadas con las directrices de la Unión Europea y buscan implementar sistemas de control más efectivos. En este sentido, la digitalización de la facturación no solo se entiende como una cuestión de modernización, sino como un mecanismo de control más efectivo y directo por parte de la Agencia Tributaria.
Sistemas informáticos de facturación y Verifactu: El futuro de la facturación electrónica
El reglamento de la Ley Antifraude es quizás uno de los avances más significativos en esta materia, al introducir los sistemas informáticos de facturación (SIF) certificados y con garantías. Con la incorporación de herramientas como Verifactu, las empresas podrán enviar los registros de facturación a la Agencia Tributaria en tiempo real, lo que facilita la trazabilidad y el control sobre las operaciones económicas. Además, esta plataforma incorpora mecanismos de seguridad como la huella digital o «hash» de los datos, la inclusión de registros previos, y en algunos casos, la firma electrónica del emisor, lo que asegura la integridad de la información. También se ha previsto el uso de códigos QR en las facturas, lo que refuerza la autenticidad y permite una verificación ágil por parte de Hacienda e incluso por el receptor de la factura.
Aunque la implementación de sistemas de remisión de los registros de facturación como Verifactu es voluntaria, la Agencia Tributaria recomienda su adopción debido a los beneficios inherentes en términos de control y transparencia.
Sin embargo, el uso de los nuevos sistemas informáticos de facturación (SIF) certificados y con garantías, será obligatorio para diversos colectivos, como los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades, aquellos que desarrollen actividades económicas o las entidades que tributen en el Impuesto sobre la Renta de no Residentes.
Obligaciones y plazos: ¿están las empresas preparadas?
Inicialmente, el reglamento planteaba una entrada en vigor de la nueva normativa para julio de 2025, pero se prevé que el Ministerio de Hacienda retrase la implementación para dar tiempo a las empresas y desarrolladores a adaptar sus sistemas. Así, el posible nuevo calendario establecería que la obligación de usar sistemas informáticos de facturación será efectiva en enero de 2026 para los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades y en julio de 2026 para los autónomos y otros colectivos.
Es importante destacar que el incumplimiento de la normativa, que implica el uso de software no conforme a los requisitos técnicos, conlleva sanciones que pueden alcanzar hasta los 50.000 euros por ejercicio fiscal. Por lo tanto, las empresas deben prepararse con tiempo para evitar posibles penalizaciones.
Ventajas y retos de la facturación electrónica: Un paso hacia la modernización
Entre los beneficios de la implementación de los nuevos sistemas de facturación, destaca el mayor control y trazabilidad de las operaciones fiscales, lo que se traducirá en una reducción del fraude fiscal. Además, la digitalización de estos procesos permite mejorar la eficiencia operativa, reducir los errores y eliminar el uso del papel, lo que también beneficia al medio ambiente.
No obstante, los retos también son considerables. El coste inicial de implementación de sistemas certificados y la necesidad de formación del personal pueden suponer una barrera, especialmente para las pequeñas y medianas empresas. Las PYMES, en particular, enfrentan desafíos tecnológicos y operativos adicionales, que pueden generar una resistencia al cambio. A ello se suman los problemas derivados de la adaptación a una plataforma de registro en tiempo real, lo que puede generar una carga administrativa adicional.
Propuestas para enfrentar la transición
Para asegurar una transición exitosa, las empresas deben comenzar a evaluar sus sistemas de facturación actuales y buscar soluciones tecnológicas adecuadas que cumplan con los requisitos establecidos en la normativa. Asimismo, es esencial invertir en la formación de los equipos responsables de la facturación y colaborar estrechamente con asesores expertos que puedan guiar el proceso.
Una estrategia eficaz también debe contemplar la posibilidad de subvenciones públicas para ayudar a las PYMES y autónomos a asumir los costes de adaptación, y además se deberían realizar pruebas piloto para familiarizarse con el nuevo sistema antes de su obligatoriedad.
Conclusión: Un cambio que trae consigo grandes oportunidades
El paso hacia la facturación electrónica y la implementación de sistemas como Verifactu representan una evolución crucial para las empresas españolas. A pesar de los desafíos que implica la adaptación a esta nueva normativa, las oportunidades son indiscutibles: mayor transparencia fiscal, reducción del fraude y una mayor eficiencia operativa. Aquellas empresas que abracen esta transformación digital con una planificación estratégica, el apoyo adecuado y una mentalidad abierta a la innovación estarán mejor posicionadas para prosperar en un entorno global cada vez más competitivo. El futuro de la facturación está a la vuelta de la esquina, y para muchos, esta evolución será un motor de crecimiento y sostenibilidad.
Minerva Cristobal
Head of Business Services
mcr@uhy-fay.com
