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Legalización de Libros


La instrucción de 12 de Febrero de 2015, de la Dirección General de Los Registros y del Notariado, en aplicación del Artículo 18 de la Ley 14/2013, de 27 de septiembre, de apoyo a los emprendedores y su internacionalización proporciona los criterios para la legalización de los libros obligatorios de todas las clases que deben llevar los empresarios, así como los principios conforme a los cuales debe producirse ésta.

 

De la misma destacamos los siguientes aspectos:

  • En qué consiste?

Todos los libros obligatorios (o aquellos voluntarios de los que se pretenda su legalización) deberán cumplimentarse en soporte electrónico y presentarse para su legalización por vía telemática.

 

  • Desde cuándo?

Respecto de los ejercicios iniciados a partir del 29 de septiembre de 2013 no es posible legalizar ni presentar ningún libro en soporte papel, ni electrónico no presentado por vía telemática.
En consecuencia, los libros en blanco ya legalizados únicamente podrán ser utilizados para contabilidades, contratos y actas de ejercicios abiertos antes de esa fecha (29/9/2013), procediéndose al cierre de los mismos mediante diligencia que se acreditará en el primer envío telemático de dichos libros.

 

  • Quienes están obligados?

Todos los empresarios obligados a llevar libros conforme a la normativa mercantil, bien sean personas físicas o jurídicas así como entidades sin personalidad jurídica obligadas a llevar una contabilidad ajustada a lo dispuesto en el Código de Comercio (p.ej. UTE).

 

  • Qué plazo existe?

La presentación telemática de los libros para su legalización en el oportuno Registro Mercantil, deberá realizarse con periodicidad anual, dentro de los cuatro meses siguientes al cierre del ejercicio social (como regla general, el 30 de abril).

 

  • Cómo se procede a la legalización telemática?

El soporte electrónico deberá cumplir los requisitos especificados en el Anexo I de la citada Instrucción.
Se señala como medio de envío telemático la web del Colegio de Registradores: www.registradores.org

 

  • Qué ocurre con los libros de actas?

Los libros de actas o de decisiones del socio único deberán legalizarse anualmente incluyendo las actas del ejercicio precedente.
Existe la posibilidad, si se precisa acreditar algún hecho de forma puntual, de legalizar un libro de detalles de actas en cualquier momento del ejercicio, sin perjuicio de que éstas deban incluirse obligatoriamente en el libro de actas de todo el ejercicio.

 

  • Y con los libros registro de socios o accionistas?

Se procederá de forma similar a la establecida para el libro de actas, siendo obligatoria la legalización de un nuevo libro en los cuatros meses siguientes a la finalización de aquel ejercicio en el que se haya producido cualquier alteración en la titularidad inicial o sucesiva de las participaciones o acciones o se hubieran constituido gravámenes sobre las mismas.

 

  • Y si nunca había legalizado libros? 

Se establece la posibilidad de que aquellas sociedades, cualquiera que sea la fecha de su constitución, que no hubieran legalizado su libro de actas, de socios, de acciones nominativas o de contratos de socio único con la sociedad, en el momento posterior a la constitución de la sociedad, bien con arreglo a la legislación anterior o a la que ahora se desarrolla, y así resulte de los archivos del registro, puedan incluir en los primeros libros de dichas clases presentados telemáticamente, todas las actas y vicisitudes de la sociedad desde la fecha de su constitución hasta la fecha de cierre.

 

  • Existen excepciones para la presentación por vía telemática?

Cuando por problemas técnicos no sea posible la presentación de los ficheros a legalizar por vía telemática, excepcionalmente se permitirá la presentación en el Registro mediante dispositivos de almacenamiento de datos cumpliendo con determinados requisitos.
Con independencia de lo anterior y en relación a los ejercicios iniciados con posterioridad al 29 de septiembre de 2013 y cerrados hasta el día 31 de diciembre de 2014, cuando por justa causa no sea posible la presentación en formato electrónico de los libros de llevanza obligatoria o de alguno de ellos, el registrador permitirá la presentación en formato papel, en el plazo establecido legalmente, de libros formados por hojas encuadernadas y cumplimentadas en los términos de artículo 333 del Reglamento del Registro Mercantil.

 

Contáctenos y le resolveremos cualquier duda que pueda tener sobre este tema: mailbox@uhy-fay.com

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